Comment impliquer les représentants du CVS ?

Les Conseils de Vie Sociale (CVS) sont des instances essentielles au bon fonctionnement des Établissements d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) et autres structures médico-sociales. Ils permettent aux résidents, familles et personnels de participer activement à l’amélioration de la qualité de vie au sein des établissements. Cependant, leur efficacité dépend fortement de l’implication des représentants. Alors, comment encourager leur engagement et optimiser leur rôle ?

1. Clarifier le rôle des représentants

Pour que les membres du CVS d'un établissement s'impliquent et mesurent l'importance de leur mission, il est essentiel de leur fournir une formation initiale expliquant leur rôle, leurs responsabilités et les attentes qu'il auront à prendre en charge. Une documentation claire et accessible peut également les aider à mieux appréhender leurs fonctions.

 

 

2. Favoriser la transparence et la communication

Une bonne communication est cruciale pour impliquer efficacement les représentants du CVS en mettant en place, par exemple, des comptes-rendus systématiques, des affichages visibles et des supports numériques qui facilitent l'accès à l'information. 

 

3. Organiser des réunions dynamiques et inclusives

Les réunions du CVS doivent se tenir au minimum 3 fois par an et un ordre du jour clair doit être communiqué 8 jours avant. Le conseil de la vie sociale peut être organisé en deux étapes :

1. Une réunion de préparation ouverte à tous les résidents de la structure, permettant d’aborder divers aspects de la vie en collectivité.
2. Une seconde réunion rassemblant les délégués résidents, les salariés et les membres de la direction de l’établissement.

Il est également conseillé de diversifier les formats en alternant réunions en présentiel, visioconférences et ateliers collaboratifs.

 

4. Digitaliser le fonctionnement du CVS avec WeDoxa

L'usage d'outils numériques peut grandement améliorer et faciliter l’implication des représentants du CVS. WeDoxa propose plusieurs solutions pour moderniser et simplifier la gestion du CVS :

• Un extranet et une page web dédiée : Chaque CVS dispose d’une plateforme en ligne qui permet de centraliser les informations essentielles : Membres du CVS, agenda des réunions et comptes rendus.
• Un espace sécurisé pour recueillir les avis des résidents : Via votre espace Office WeDoxa, ouvrez des accès pour les représentants de votre établissements pour les impliquer dans la récolte et dans l'analyse les retours des résidents de manière efficace.
• Un rapport de satisfaction trimestriel : Une synthèse des retours des résidents est envoyée aux représentants pour faciliter l’élaboration de propositions concrètes et améliorer la prise de décision.
• Une gestion simplifiée des informations : La direction peut facilement administrer les coordonnées du CVS, les documents essentiels et les actions à venir.

 

Via vos accès vers les outils WeDoxa, gérez et animer efficacement vos conseils de la vie social :

 

 

5. Valoriser l’implication des représentants

Il est important de reconnaître et de mettre en valeur le travail des représentants. La publication de leurs actions sur le site internet de l’établissement, l’organisation de rencontres conviviales ou encore la remise de certificats d’engagement sont autant de moyens de renforcer leur motivation.