Politique RGPD applicable aux salariés des établissements

1. Qu’est-ce que le service WEDOXA ?

Le service WEDOXA (ci-après la « Solution ») permet aux établissements médico-sociaux accueillant des personnes âgées (EHPAD, EHPA, RSS…), aux services d’aide à domicile (agences d’aide à domicile, HAD, SSIAD…), aux établissements sanitaires (Hôpitaux, Cliniques SMR…) (les « Etablissements »), d’organiser des enquêtes de satisfaction (les « Enquêtes ») auprès de leurs salariés et collaborateurs.

La Solution leur permet ainsi de mesurer la satisfaction de leurs salariés et collaborateurs (les « Collaborateurs »), dans la perspective d’améliorer la qualité de vie au travail, etc.

2. La participation à une Enquête implique-t-elle le traitement de données personnelles me concernant ?

Oui. L’utilisation de la Solution requiert la collecte et le traitement de données à caractère personnel (les « Données personnelles ») afin d’assurer la réalisation des opérations de contrôle, de collecte et de traitement des notations, commentaires et avis (les « Commentaires ») que vous soumettrez dans le cadre de l’Enquête.

Les conditions de traitement des données à caractère personnel par nos soins sont définies dans la présente politique de traitement des données (la « PTD »), qui complète et fait partie intégrante des présentes CGU.

3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?

Pour le bon fonctionnement de la Solution, NOUS sommes amenés à traiter tout ou partie des données à caractère personnel suivantes VOUS concernant :

• Identifiant
• Nom 
• Prénom 
• Civilité
• Fonction
• Numéros de téléphone mobile
• Adresse email
• Etablissement
• Preuve de l’expérience vécue par vos soins (sollicitée dans le cadre des opérations aléatoires de contrôle des avis opérées par nos soins).

4. Quelles sont les finalités du traitement ?

Les Données personnelles et informations susvisées sont traitées pour les finalités suivantes :

• fournir aux Etablissements un outil permettant de mesurer la satisfaction des Collaborateurs ;
• VOUS permettre de partager votre expérience avec les Etablissements ;
• permettre aux Etablissements de publier des avis en ligne sous forme synthétique et anonymisée, afin de communiquer sur la satisfaction ressentie par leurs Collaborateurs ;
• réaliser des statistiques anonymes sur la satisfaction des Collaborateurs afin de permettre aux Etablissements ainsi que, le cas échéant, à leurs instances réglementaires, de suivre son évolution et d’améliorer la qualité de vie au travail ;
• procéder aux opérations de vérification et de contrôle requises par la norme ISO 20488.

5. Sur quel fondement sont collectées et traitées les Données personnelles ?

Vos Données personnelles ont été collectées directement par un Etablissement, et nous ont été communiquées par ce dernier pour VOUS permettre de formuler un Commentaire ou répondre à une Enquête.

Si vous souhaitez connaître l’Etablissement qui nous a communiqué vos Données personnelles, VOUS pouvez nous écrire directement à l’adresse de courrier électronique suivante : moderateur[@]wedoxa.com. 

6. Comment puis-je exercer mes droits concernant le traitement de mes Données personnelles ?

VOUS pouvez exercer directement auprès de l’Etablissement concerné les droits suivants qui vous sont consentis :

• Droit d'accès : VOUS pouvez obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, accéder à tout moment aux données à caractère personnel vous concernant. 
• Droit de rectification : VOUS pouvez demander la rectification de données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes, erronées ou incomplètes. 
• Droit à l'effacement des données à caractère personnel et droit à la limitation de leur traitement : VOUS pouvez solliciter l'effacement des données à caractère personnel vous concernant ou la limitation du traitement de ces données. 
• Droit de retirer le consentement au traitement des données personnelles : VOUS pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment. 
• Droit à la portabilité des données : VOUS pouvez demander à ce que les données à caractère personnel vous concernant soient transférées à un autre responsable du traitement. 
• Droit d’opposition : VOUS pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données personnelles vous concernant. 
• Droit de définir des directives : VOUS pouvez transmettre à l’Etablissement des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. 

VOUS pouvez nous informer de l’exercice de vos droits directement à l’adresse de courrier électronique suivante : moderateur[@]wedoxa.com.

Dans ce cas, NOUS en informerons l’Etablissement concerné et solliciteront auprès de lui des directives concernant vos Données personnelles.

Seul l’Etablissement concerné pourra vous informer directement des conditions de mise en œuvre de vos droits.

En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos Données personnelles, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

7. Combien de temps sont conservées mes Données personnelles ?

En ce qui NOUS concerne, vos Données personnelles sont conservées pendant une durée de vingt-quatre (24) mois à compter de leur transmission par l’Etablissement. Elles font ensuite l’objet d’une anonymisation irréversible, et sont conservées uniquement sous forme archivée pour la durée de prescription des actions en responsabilité.

Toutefois, vos Données personnelles peuvent être conservées pour des durées différentes par l’Etablissement concerné, auprès duquel vous pouvez vous renseigner pour connaître les durées de conservation applicables.

8. Où sont hébergées mes Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont hébergées exclusivement au sein de l’Union Européenne.

9. Mes Données personnelles sont-elles transférées à des tiers ?

Les Données personnelles traitées ne sont transférées à des tiers autres que nos sous-traitants ultérieurs que sous forme de statistiques totalement et irréversiblement anonymes.

Elles ne font pas l’objet d’un transfert hors de l’Union Européenne par nos soins.

Si vous souhaitez connaître la liste nos sous-traitants ultérieurs, vous pouvez nous écrire directement à l’adresse de courrier électronique suivante : moderateur[@]wedoxa.com. 

10. Avez-vous un Délégué à la Protection des Données (DPO) ?

Notre Délégué à la Protection des Données (DPO) est :

• le cabinet PARADOX AVOCATS, société à responsabilité limitée, dont le siège social est situé 5, rue Lalo – 75116 Paris, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro unique d’identification 821 811 700 R.C.S. PARIS.

Le Délégué à la Protection des Données peut être contacté à l’adresse suivante : contact[@]paradox- avocats.com.

11. Où puis-je consulter à nouveau la PTD ?

La Politique de Traitement des Données peut être consultée à l’adresse suivante : [https://www.wedoxa.com/fr/mentions-legales].

Un lien vers la PTD figure également dans les emails adressés par nos soins, le cas échéant.

En cas de modification de la PTD, la version applicable est celle qui est accessible en ligne à la date de partage de votre Commentaire.